よく仕事で同じ言葉を何度も送るシチュエーションがあります。

例えば私は「承知しました。」や「今月の〇〇をお願いします。」等を頻繁に返信します。私の上司も「承認しました。」等を頻繁に返信しています。

そんな定型文を簡単に送る方法をいくつか紹介します。

署名機能を使う

署名機能を使えば自動的にメールに文章を入力することができます。

ちなみに署名は何パターンか用意しておけば、適宜好きな文章を挿入することができます。

クイックアクションを使う

Outlookにはクイックアクションというものがあり、事前に登録しておけば、好きな動作を記録させ、メールに対して実行することができます。

例えば、とあるメールを選択した状態で返信し、メール本文に決まった文章を挿入し、ついでに違う人のメールアドレスをCCに入れる、なんてことも可能です。

マクロで自動応答

これは少しレベルが高いですが、OutlookにもExcelと同じようにVBA機能が備わっています。

そこそこのプログラミング知識は必要ですが、うまく利用することで大幅に効率化することができます。