私は最近プロジェクトの掛け持ちをしており、キャパオーバーに陥ってます。

キャパオーバーというのはキャパシティ、つまり時間的・スキル的に過剰のタスクがあり、どれもうまくこなせていない状況です。

しかも私の後輩は私よりもキャパオーバーしていて、こりゃまずいと言う状況です。

そこで今回はキャパオーバーになった時の対処法を考えてみたいと思います。

後輩や部下がいる場合

後輩や部下がいる場合には仕事を振ってしまいましょう。自分で抱え込んで仕事が回らないよりも、部下や後輩に仕事をやってもらいましょう。

私の場合、その部下もキャパオーバーしていて、私の責任でもあるのですが、部下に仕事はこれ以上振れそうにないですね…。

単に部下や後輩に仕事を振ると言っても、しっかりと理由を説明する必要があります。

後輩や部下がいない場合

これは先輩や上司に正直に相談すべきでしょう。先輩から仕事を頼まれていたとしても、その先輩はさらにその上の上司から仕事を受けている可能性があります。

その場合、まずは先輩に相談すべきですが、その上で上司にも相談するようにした方が良いでしょう。

できない仕事は断る

これが理想ですね。無理な仕事を引き受けてこなせずに評価を下げられるより、最初から引き受けない方が良いですね。

ただ、この場合にも仕事を断る理由を明確にしておく必要があります。ただただ仕事を断っていたらただのやる気のない人になってしまいます。

しっかりとできない理由を明確にして仕事を断ることが大切です。

と言っても、私の話ですが、仕事を振ってくるお客さんが怖くて言い出せないんですよね…。戦うリーダーであるべきなのでしょうが、そうはできておらず、部下やチームメンバーには迷惑を掛けてると思います。

効率化を図る

効率化できそうな仕事があればそれをすべきですね。1分1秒でも早くなるようにして、少しずつこなせる仕事の量を増やします。

ただ、業務によっては効率化しにくい場合があります。その場合はパソコンのショートカットキーを覚えたり、よく書くメールはテンプレート化するなどして効率化を図ります。

仕事の品質を下げる

QCDという言葉を聞いたことがあるでしょうか。Qとは Qualityで品質、CはCostでコスト、DはDeliveryで納期です。一般的に品質を上げようとするとコスト（労力）も掛かりますし、納期（時間）も掛かります。

このコスト（労力=時間）が与えられる仕事量にあっていないのですから、品質を下げてコストを減らすことを考えます。

とは言っても、勝手に品質を下げると先輩や上司、同僚に迷惑を掛けたり、手を抜いたと思われたりする可能性があります。これもやはり、事前に関係者に説明しておくべきでしょう。