最近社内外のメールのやり取りについて思うことが多々あります。

同じようなことを思っている方も多いと思います。今回はそんな「思うこと」と「こんなメールにすべき」という持論をご紹介します。

件名は変えるな

これは1つの流儀になっているのでしょうか。どの会社にも一定数いる気がします。

例えば「A様B案件のC製品導入について」という件名のメールがあったとして、それを、例えば【リマインド】や【再送】と件名を変えてくる人がいます。

それに対して返信して、また件名に文字が追加され、気付いたらメールの件名が

Re: 【リマインド】〜Re: 【確認依頼】〜Re: 【再送】〜

のようになってます。これももはや意味が分かりませんし、一定の文字列になると件名は削られてしまうので、将来本当に意味の分からない件名になる可能性もあります。

そして、1番私が辛い思いをしているのは、関連のメールを探すときにスレッドで検索します。関連スレッドを検索という機能を使ったり、Outlookの表示をスレッドにする等の方法がありますが、件名をキーに検索するので、このようなメール群は関連メールとして認識されません。

文章だけであれば、メール本文下部の引用部分を遡れば読めますが、添付ファイルがある時、元のメールを探さないといけないので骨が折れます。

※実際にはOutlookの場合メッセージIDというもので管理しているようですが、件名が変わるとメッセージIDも変わるため、分かりやすく件名と書いてます。

1件名1トピック

これもかなり多いです。失礼を承知で申し上げるとITリテラシーの欠如かと思います。メールというコミュニケーションツールのメリットを殺してます。

具体的には、こんなメールです。件名が例えば「A様B案件のC導入について」だとします。何度かやり取りをしていると、突然「ちなみにP案件については〜」等と買いてくる人がいます。関連性がないのにも関わらずです。※関連があれば良いのですが。

そこから「A様B案件」というメールの中でB案件とP案件の話が展開する訳です。

これを掲示板サイトで行えば立派な荒らし行為です。やり取りに参加している人全員の情報管理を困難にしてます。

以前「PRVについて」というメールがきました。私は思いました。

PRVって何の略？どのお客さん？

何の案件？Aプロジェクト？Bトラブルの件？

等々

忙しい中でそんな件名のメールがきても読むのは後回しにされることでしょう。

一例ですが、「A様B案件に関するPRV導入について」等と、なるべく具体的にすべきだと思います。

ちなみに私はその案件には関わっておらず、未だにPRVの意味は知りません。

案件に関わってない人にメールを送るのも…と思いますが、これはまた別問題ですね。